Preventivo portierato: le 7 voci da controllare (2026)

Due preventivi di portierato per lo stesso stabile possono distare anche il 30% l’uno dall’altro. Quasi mai perché uno dei due fornitori esagera: nella maggior parte dei casi i due documenti non descrivono lo stesso servizio. Uno include le sostituzioni per ferie e malattia, l’altro no; uno dichiara le maggiorazioni del sabato, l’altro le farà comparire direttamente in fattura. Chi firma senza aver capito cosa c’è dentro ogni riga se ne accorge dopo tre mesi, alla prima assenza dell’operatore. Questa guida serve a leggere un preventivo di portierato voce per voce: le 7 componenti che deve contenere, le tariffe di riferimento in Lombardia e i segnali che devono far alzare il sopracciglio prima della firma.

Una precisazione utile: se stai cercando i costi della vigilanza in generale — piantonamento, ronde, presidio con operatore armato — la pagina di riferimento è quanto costa un vigilante privato. Qui parliamo di una cosa più specifica: il documento-preventivo per un servizio di portierato, come si compone e come si confronta.

Le 7 voci che compongono un preventivo di portierato

1. Tariffa oraria base. In Lombardia il portierato diurno feriale parte da 16,00 € l’ora. È il numero che tutti guardano per primo, ma da solo dice poco: una tariffa più bassa con sostituzioni escluse costa quasi sempre di più, a fine anno, di una tariffa piena con tutto dentro.

2. Monte ore e calendario. Quante ore al giorno, quali giorni della settimana, con quali orari di ingresso e uscita. Un preventivo serio riporta il monte ore mensile stimato — ad esempio 8 ore per 21 giorni feriali fanno 168 ore — e non si limita a moltiplicare una tariffa per un orario generico. È su questa voce che nascono i confronti falsati: 40 ore settimanali e 44 ore settimanali sembrano simili sulla carta, ma su base annua sono oltre 200 ore di differenza.

3. Maggiorazioni. Notturno, domeniche, festivi, eventuali straordinari: le percentuali vanno scritte nel preventivo, non scoperte in fattura. Se lo stabile richiede aperture il sabato mattina o presenze serali per assemblee ed eventi, questa voce va chiesta esplicitamente.

4. Sostituzioni. Ferie, malattia, permessi: chi copre il turno, con quale preavviso e a quale costo? È la voce che sparisce più spesso nei preventivi aggressivi. Un servizio di portierato ha senso solo se la postazione è coperta sempre: la gestione delle assenze deve essere inclusa e descritta, non lasciata al caso.

5. Coordinamento operativo. Un referente unico che risponde al telefono, gestisce le consegne di servizio, raccoglie le segnalazioni dell’amministratore o dell’ufficio. Nei preventivi strutturati questa attività è compresa nella tariffa; se non è menzionata da nessuna parte, conviene chiedere chi sarà l’interlocutore dal giorno uno.

6. Copertura assicurativa. Il preventivo deve indicare l’esistenza della polizza RC e il relativo massimale. Non è burocrazia: se l’operatore causa o non previene un danno, è quella riga a stabilire chi paga.

7. Attivazione e recesso. Tempi indicativi di avvio del servizio (di norma 24-72 ore dall’accettazione), preavviso richiesto per chiudere o modificare il contratto, eventuale durata minima. Diffidare dei vincoli lunghi: le esigenze di un condominio o di un’azienda cambiano, e il contratto deve poterle seguire.

Tariffe di riferimento 2026 in Lombardia

Queste sono le fasce indicative con cui confrontare qualunque offerta ricevuta. Sono tariffe orarie, IVA esclusa, riferite a servizi continuativi:

Per il dettaglio del servizio nei condomini — mansioni, orari tipici, differenze tra portierato pieno e a fasce — c’è la pagina dedicata al portierato per condomini in Lombardia. Per uffici e sedi aziendali, dove il portierato si intreccia con badge e registrazione visitatori, il riferimento è la vigilanza per aziende.

Come confrontare due preventivi senza prendere abbagli

Il metodo è uno solo: portare entrambi i documenti sullo stesso perimetro prima di guardare i numeri. In pratica si costruisce una tabella con le 7 voci qui sopra in riga e i fornitori in colonna, e si segna cosa è incluso e cosa no. Tre regole rendono il confronto onesto:

Confrontare il costo mensile totale, non la tariffa oraria. Un portierato feriale di 8 ore al giorno vale circa 168 ore al mese: a 16,00 € l’ora sono 2.688 € mensili. Se un secondo preventivo dichiara una tariffa più bassa ma esclude sostituzioni e coordinamento, il totale vero si scopre solo sommando ciò che verrà fatturato a parte.

Verificare che il monte ore sia identico. Mezz’ora di differenza sull’orario di chiusura, moltiplicata per 21 giorni, sposta il conto di oltre 160 € al mese. Sembra banale, ma è l’errore più frequente che vediamo nei confronti fatti dagli amministratori.

Chiedere entrambe le offerte dopo un sopralluogo. Un preventivo fatto al telefono, senza aver visto accessi, flussi e postazione, è una stima destinata a cambiare. Il sopralluogo è gratuito e si fissa tipicamente entro 24 ore: se un fornitore quota senza chiederlo, il numero che manda va preso con le pinze.

Cinque segnali d’allarme

• Tariffa diurna sotto i 14 € l’ora. Tra retribuzione, contributi e costi vivi, quella cifra non copre un operatore inquadrato correttamente: qualcosa, da qualche parte, è stato tagliato.
• Nessun sopralluogo proposto. Chi non viene a vedere lo stabile sta quotando un servizio immaginario.
• Voci “a corpo” senza dettaglio. Un importo unico mensile senza monte ore, maggiorazioni e sostituzioni esplicitate rende impossibile ogni verifica.
• Massimale assicurativo assente. Se la polizza RC non è citata, chiederla per iscritto prima di firmare.
• Vincoli di durata lunghi con uscita complicata. Dodici o ventiquattro mesi di durata minima con preavvisi macchinosi raccontano più della qualità attesa di qualsiasi brochure.

Esempio pratico: palazzina uffici in zona Bicocca, Milano

Una società immobiliare ci chiede un preventivo per la reception di una palazzina uffici vicino a piazza della Trivulziana: presidio dalle 7:30 alle 19:30, dal lunedì al venerdì, con gestione badge, registrazione visitatori e ritiro plichi. Sono 12 ore al giorno per circa 21 giorni lavorativi: 252 ore mensili. Con una tariffa aziendale a 16,00-17,00 € l’ora, il conto si colloca tra 4.000 e 4.300 € al mese, sostituzioni e coordinamento inclusi. Nel preventivo scritto compaiono tutte e 7 le voci: orari, maggiorazioni per le aperture straordinarie di fine trimestre, massimale RC, attivazione indicativa in 72 ore e preavviso di recesso breve. Se l’edificio gestisce dati di accesso dei visitatori, vale la pena leggere anche la pagina sul controllo accessi a norma GDPR: registri e badge vanno trattati correttamente, e il portiere è il primo anello della catena.

Lo stesso schema vale per un condominio a Sesto San Giovanni come per una sede direzionale sull’asse Melchiorre Gioia: cambiano orari e mansioni, non cambia il metodo di lettura del preventivo.

Domande frequenti

Quanto costa il portierato in Lombardia nel 2026?

Il portierato diurno feriale parte da 16,00 € l’ora. Reception aziendali e servizi con gestione accessi si collocano tra 16,00 e 18,00 € l’ora, mentre le fasce notturne e festive arrivano a 18,00-20,00 € per effetto delle maggiorazioni. Il presidio con operatore armato ha un listino a parte, tra 23,00 e 28,00 € l’ora.

Il sopralluogo per il preventivo è a pagamento?

No. Il sopralluogo è gratuito e senza impegno: tipicamente viene fissato entro 24 ore dalla richiesta. Serve a misurare accessi, flussi e orari reali, così il preventivo riflette il servizio effettivo e non una stima fatta al telefono.

In quanto tempo si attiva il servizio dopo l’accettazione del preventivo?

I tempi tipici di attivazione vanno dalle 24 alle 72 ore dall’accettazione, in base alla complessità del servizio e agli orari richiesti. Per esigenze urgenti conviene segnalarlo già in fase di richiesta, così la selezione dell’operatore parte subito.

Cosa deve indicare un preventivo di portierato per essere completo?

Sette elementi: tariffa oraria base, monte ore e calendario, maggiorazioni per notturni e festivi, gestione delle sostituzioni, coordinamento operativo, massimale assicurativo RC e condizioni di attivazione e recesso. Se una di queste voci manca, chiedete di integrarla per iscritto prima di firmare.

A cura di Giuseppe Nesca · Reparto Commerciale, Vigil Pro Security